Capability-Based Planning beginnt mit einem gemeinsamen Capability-Modell und stellt an jedes strategische Ziel eine gezielte Frage: welche Capabilities sich verbessern müssen, damit es gelingt. Investitionen folgen dann den Capability-Lücken, nicht dem lautstärksten Projektsponsor.
Diese Neuausrichtung ist wichtig, weil Capabilities quer durch die Organisation verlaufen. Eine einzelne Capability kann mehrere Funktionen und Systeme berühren, sodass die Planung rund um sie die Abstimmung erzwingt, die eine Budgetierung Funktion für Funktion oft vermissen lässt.
Sie macht außerdem Zielkonflikte sichtbar. Wenn jede Initiative als ihr Beitrag zu definierten Capabilities ausgedrückt wird, können Führungskräfte ungleichartige Investitionen auf einer gemeinsamen Basis vergleichen und aufhören, sich überschneidende Arbeit zu finanzieren.