Ohne Steuerung beschreiben Menschen dieselbe Sache auf viele Arten — „Klient", „Kunde", „Konto". Ein kontrolliertes Vokabular legt den maßgeblichen Begriff fest und erfasst die Alternativen, die auf ihn verweisen. Alle taggen und suchen gegen dieselbe Menge.
Kontrollierte Vokabulare sind die Bausteine von Taxonomien und Ontologien. Sie stellen sicher, dass ein Begriff, sobald ihn ein System oder ein Mensch verwendet, auf ein bekanntes, gemeinsames Konzept auflöst statt auf eine Vermutung.