Projektdesign: der Canvas und die sechs Phasen

Was ist Projektdesign?

Projektdesign (Project Design) ist die allererste Stufe des Projektzyklus – jene Stelle im Lebenszyklus der Geschäftstätigkeit, an der Ideen, Prozesse, Ressourcen und Ergebnisse geplant und angestoßen werden. Weil diese Stufe einen weiten, eher allgemeinen Überblick geben kann, bereiten Unternehmen das Projektdesign vor und denken es durch, bevor sie einen förmlichen Projektplan aufsetzen.

Projektdesign gibt Ihnen die Gelegenheit, sich mit allen Stakeholdern über Ideen, Prozesse und gewünschte Ergebnisse zu verständigen. Es ist eine frühe Stufe im Projektlebenszyklus, oft noch bevor ein Projektplan oder ein Projektauftrag entsteht, denn es richtet sich vor allem auf den Überblick über das Projekt und nicht auf einzelne Details. In dieser frühen Phase sind visuelle Hilfsmittel wie Flussdiagramme, Gantt-Diagramme und Zeitpläne verbreitet, um den Projekt-Stakeholdern einen Überblick über das Projekt zu geben.

Als Teil Ihrer übergreifenden Innovationsstrategie bringt Projektdesign die Geschäftsziele und Teilziele mit den Handlungen in Einklang, die Sie mit den verfügbaren Ressourcen realistisch bewältigen können. In diesem Artikel geht es um Projektdesign und seinen Platz in Ihren Innovationsvorhaben. Wir sprechen uns dabei ausdrücklich für unseren UNITE Project Design Canvas aus, der Ihre Arbeit am Projektdesign bündelt und damit die Aussicht erhöht, dass Sie Vorteile gegenüber Ihren Wettbewerbern gewinnen.

Wie funktioniert Projektdesign?

Damit es seine volle Wirkung entfaltet, muss Projektdesign eine eigenständige Phase von Innovation und Projektumsetzung sein. Als eigener, abgegrenzter Satz von Tätigkeiten sorgt Projektdesign dafür, dass Sie aus Ihrer Arbeit die besten Ergebnisse holen, ohne wertvolle Ressourcen für aussichtslose Projekte zu verbrauchen.

Den Prozess des Projektdesigns von der übrigen Projektarbeit abzugrenzen ist wichtig. Er verlangt von der Unternehmensführung und von der Projektleitung, die das Projekt bis zum Abschluss führt, dass sie ihn benennen und ihm Vorrang einräumen.

Der Schlüssel zu gelungenem Projektdesign liegt darin, es nicht zu überspringen. Gehen Sie nicht davon aus, dass jedes Projekt von Anfang an startklar ist. Projektdesign prüft nach, ob jede Initiative nötig, machbar und in Reichweite ist.

Passend dazu: Strategy Execution Framework – ein Leitfaden zur erfolgreichen Strategieumsetzung

The UNITE Project Design Canvas

Die Experten von Digital Leadership haben den UNITE Project Design Canvas entwickelt – als Teil unseres übergeordneten Ziels, Unternehmen mit Innovation zum Erfolg zu verhelfen. Der UNITE-Ansatz zur Innovation will Unternehmen dabei anleiten, neue Wettbewerbsvorteile zu gewinnen, indem sie ihre Geschäftspraktiken überprüfen und Felder für Verbesserung und mögliches Wachstum ermitteln.

Manchmal zielt Innovation auf neue Technologien, ebenso oft aber entsteht Innovation durch neue Vorgehensweisen, Verfahren und Mindsets. Und häufiger, als viele denken, muss Innovation nicht viel Geld kosten. Jedenfalls nicht, wenn Sie die Grundstruktur der Geschäftspraktiken Ihres Unternehmens umbauen.

Wenn Sie den Bausteinen folgen, die der Canvas vorgibt, entsteht ein Plan, der alle wesentlichen Elemente enthält, damit Ihr Projekt gelingt. Im Folgenden gehen wir Abschnitt für Abschnitt durch den UNITE Project Canvas.

Wie funktioniert die Projektdesign-Vorlage? – Die Phasen des Projektdesigns

Um Projektdesign zu erleichtern, haben wir den UNITE Project Design Canvas in drei verschiedene Phasen unterteilt. Innerhalb jeder dieser Phasen liegen weitere Themen, die Ihre Aufmerksamkeit brauchen.

Wir empfehlen, eine große Fassung des Canvas anzufertigen und sie an einem zentralen Ort auszuhängen. Füllen Sie ihn aus, indem Sie in die passenden Abschnitte hineinschreiben und ihn nach und nach vervollständigen.

Den Canvas auszufüllen muss keine lineare Tätigkeit sein. Kehren Sie ruhig zu anderen Abschnitten einer Phase zurück, gerade solange Sie noch innerhalb dieser Phase arbeiten.

Phase (1): Die Projekt-Stakeholder bestimmen

Hier betrachten Sie Menschen und Gruppen, die auf irgendeine Weise ein Interesse an Ihrem Projekt, an seinem Verlauf und an seinem Endziel haben.

1. Stakeholder

Wer hat ein Interesse am Projekt, an seiner Entstehung und an seinem Erfolg?

Jeder, der mit dem Projekt in Berührung kommt, ist ein Stakeholder, ebenso jeder, der weiter unten in der Kette von den Produkten des Projekts betroffen ist. Damit gibt es oft weit mehr Stakeholder, als uns bewusst ist. Die meisten von ihnen haben zwar keinen unmittelbaren Einfluss auf das Projekt, doch werden sie es wahrscheinlich schätzen, auf dem Laufenden gehalten zu werden, wenn Entwicklungen sie betreffen.

2. Endnutzer

In wessen Händen landet das Endprodukt des Projekts?

Denken Sie über die Prioritäten der Endnutzer nach und ebenso darüber, wie die Endnutzer Ihr Produkt tatsächlich in Gebrauch nehmen werden.

Es ist ratsam, die Meinung der Endnutzer früh und oft einzuholen. Die Geschichte ist voll von gescheiterten Produkten, die niemand benutzt hat, weil niemand je danach gefragt hatte. Greifen Sie auf die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer bestehenden Kunden zurück, damit Sie deren Geschäft halten und ähnliche neue Kunden gewinnen.

3. Begünstigte

Wer hat die größten Vorteile von Ihrem neuen Produkt? Denken Sie an Kunden ebenso wie an Mitglieder Ihres Teams, denen der Abschluss des Projekts finanzielle und andere Gewinne bringen kann.

Zu verstehen, wer vom Projekt profitiert, ist für Sie als Führungskraft wichtig: Es hilft Ihnen, Beweggründe und Verhalten zu begreifen und Gelegenheiten für die Vermarktung zu erkennen, sobald das Projekt abgeschlossen ist.

Außerdem helfen die richtigen Begünstigten dabei, die richtige Finanzierung zu sichern, die je nach Projekt nötig sein kann. Wenn Sie auf Geldgeber angewiesen sind, ist diesen womöglich daran gelegen, mit ihren Mitteln genügend Menschen zu erreichen. Sie berichten unter Umständen darüber, wofür ihr Geld verwendet wird, und ihre Geschichte trägt weiter, wenn ihre Wirkung größer ist.

Denken Sie auch an unmittelbare und an mittelbare Begünstigte. Ein Projekt, das Menschen nach einer Haft ein Studium ermöglicht, wirkt unmittelbar auf diesen Studierenden; seine übrigen Familienangehörigen sind mittelbar Begünstigte, die vom Erfolg ihres Angehörigen viel gewinnen.

Phase (2): Die Projektrichtung festlegen

In Phase zwei beginnen Sie, ernsthaft über den Zweck des Projekts nachzudenken und darüber, was Sie erreichen wollen.

Wir brauchen ein Gleichgewicht aus Realismus und Anspruch. Früh in der Planung wollen Sie sicher hoch zielen und groß träumen. Nehmen Sie Ziele und Vision zurück, sobald das Bild und die Möglichkeiten klarer werden.

1. Problemstellung

Halten Sie ausdrücklich fest, was das Projekt erreichen will – und zwar als ein Problem, das gelöst werden muss.

Ihre Problemstellung sollte klar erklären, wie das Problem funktioniert, warum es überhaupt ein Problem ist und wie Ihr Projekt dieses Problem erfolgreich angehen kann.

Alle drei Bestandteile Ihrer Problemstellung sind wichtig, denn sie helfen sicherzustellen, dass Ihre Arbeit nötig und wirksam ist. Ohne sie leisten Sie Arbeit – und verursachen Kosten –, die unnötig ist.

2. Projektvision

Beschreiben Sie das Problem, das gelöst werden muss. Die Vision beschreibt den Grund für das Projekt. Die Visionsbeschreibung ist ein förmliches Dokument, das die Möglichkeiten des Projekts darlegt. Sie wird den Stakeholdern vorgelegt, um die Machbarkeit des Projekts und seinen Nutzen zu zeigen.

Phase (3): Die Projektstrategie entwickeln

In dieser Phase beginnen Sie zu formulieren, wie Ihr Projekt konkret Gestalt annimmt. Wie wird es aussehen, und wie wird es auf die Menschen wirken, die Sie zuvor beschrieben haben?

Das mag sich wie eine Wiederholung früherer Arbeit im Canvas anfühlen, doch es ist ein wichtiger Teil der Iteration, während Sie Ihre Ziele und Möglichkeiten immer besser verstehen.

1. Gewünschte Ergebnisse

Bestimmen Sie die wichtigsten Ergebnisse des Projekts und teilen Sie sie in handhabbare Abschnitte und Aufgaben auf. Diese sollten alle Aufgaben und Tätigkeiten abdecken, die Sie im Lauf des Projekts ausführen.

2. Projektziele & Teilziele

Bestimmen Sie die übergeordneten Ziele des Projekts auf hoher Ebene und brechen Sie sie in genauere Teilziele herunter.

Die Ziele und Teilziele des Projekts sind sichtbar und messbar. Ein Teilziel zahlt darauf ein, ein Problem zu lösen.

3. Vorgehen & Roadmap

An diesem Punkt ist es Zeit, konkrete und umsetzbare Entscheidungen zu treffen, damit Sie bereit sind weiterzugehen.

Erstellen Sie eine Liste der Funktionen und einen Zeitplan dafür, wann welche Aufgaben erledigt sein sollen. Das gibt Ihnen eine erste Vorstellung davon, wie Sie die Fragen nach den Ressourcen künftig beantworten.

Halten Sie diese Dokumente vorerst beweglich. Sie können sich ändern, wenn Sie merken, dass manche Ressourcen nicht mehr verfügbar sind, andere Ressourcen hinzukommen oder der Gesamtplan auf ein verwickelteres Hindernis stößt.

Phase (4): Mit der Projektplanung beginnen

In Phase 4 richten wir den Blick nach außen und beginnen, mehr von den Herausforderungen zu benennen, denen unser Projekt begegnen kann und die außerhalb unserer Kontrolle liegen. Wir versuchen, die Engpässe vorherzusehen, die den Erfolg des Projekts verhindern würden.

1. Schlüsselannahmen

Sehen Sie sich Ihr Projekt nüchtern an – seine Ziele und seine Abläufe – und listen Sie die Umstände auf, von denen Sie „wissen“, dass sie zutreffen.

Wie kann Ihr Team diese Annahmen überprüfen? Gibt es bestimmte Schlüsselannahmen, die unbedingt zutreffen und zutreffend bleiben müssen, damit Ihr Projekt gelingt?

2. Risiken & Einschränkungen

Suchen Sie nach allem, was dem Abschluss des Projekts im Weg stehen könnte.

Denken Sie bei Risiken und Einschränkungen an Zeit, Geld und Ressourcen, die den Erfolg des Projekts beeinflussen können.

Sprechen Sie mit den betroffenen Teams und Stakeholdern, um diese Punkte vor dem Start des Projekts zu entschärfen. Überlegen Sie, wie Sie Arbeitskraft oder andere Ressourcen vorübergehend hochfahren können, um den Bedarf des Projekts zu decken.

3. Meilensteine, Zeitplan & Phasen

Ordnen Sie die Ergebnisse des Projekts auf einer Zeitachse an. Die Meilensteine geben der Umsetzungsleistung eine zeitliche Struktur und zeigen mögliche Abhängigkeiten. Genauer als die früheren Roadmaps berücksichtigen Sie nun Risiken und Annahmen.

Phase (5): Ihre Ressourcen bestimmen

Bestimmen Sie die Ressourcen, die für den Abschluss des Projekts nötig sind. Die Ressourcen fassen das „Wer“ und das „Was“ zusammen und umfassen alles von den Mitarbeitern über die Ausstattung bis zu den Räumlichkeiten, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts gebraucht werden.

In Phase 5 geht es darum, die Truppen zusammenzuziehen, damit Sie wissen, womit Sie arbeiten – und, was wichtiger ist, was Ihnen fehlt.

1. Menschen

Ihre Leute sind es, die Ihr Projekt möglich machen.

Wer sind sie? Wie viele sind es? Und wichtiger noch: Was können sie? Denken Sie an die Fähigkeiten, die sie täglich in ihrer Arbeit einsetzen, aber auch an die verborgenen, ungenutzten Fähigkeiten, die sie ebenfalls haben.

Wenn jemand auf eine neue, notwendige Weise Nutzen stiften kann, ist das gut für ihn und gut für das Unternehmen.

Brauchen Sie neue Leute? Mehr Leute? Brauchen die Leute, die Sie haben, eine Schulung?

Am Ende sind Ihre Leute Ihre wertvollsten Ressourcen. Sorgen Sie dafür, dass Sie sie auch so behandeln.

2. Ausstattung & Räumlichkeiten

Überlegen Sie, welche Hardware und Software Sie für Ihr Projekt brauchen. Ist sie bereits vorhanden? Haben Sie die finanziellen Mittel, um sie zu bezahlen?

Es kann sich als sinnvoll erweisen, zu mieten statt zu kaufen – gerade dann, wenn Sie sich über den langfristigen Bedarf des Projekts nicht sicher sind.

Und wie steht es um Lagerraum, physisch wie digital? Haben Sie die Kapazität für das, was Ihr Projekt hervorbringt? Auch hier: kaufen oder mieten?

Ganze Unternehmen leben davon, physische Ressourcen klug zu verwalten, sie zu verschieben und Kapazitäten zu vergrößern und zu verkleinern – anders überleben sie nicht.

Phase (6): Die Projektsteuerung einrichten

Schließlich muss jemand die Kasse führen – jemand, der das Geld dort hält, wo es hingehört, und dafür sorgt, dass das Projekt nicht an „schleichender Projektausweitung“ leidet.

Idealerweise wirkt das ganze Team als Brandmauer, doch das ist nicht immer der Fall – besonders dann nicht, wenn Teammitglieder sich nicht zu Wort zu melden trauen. Sorgen Sie dafür, dass alle Grenzen der Investition in das Projekt klar festgelegt sind.

1. Budget

Das Budget legt die finanziellen Mittel fest, die für die Umsetzung des Projekts nötig sind. In einem Budget werden die Kosten jedem einzelnen Kriterium des Projekts zugeordnet. Ein Projektbudget aufzustellen heißt, dem Projekt förmlich finanzielle Mittel zuzuweisen. Das beginnt mit der Entscheidung über ein Verfahren zur Kostenschätzung, über das Erfassen der Auswirkungen und über die Berichterstattung zur Bewertung.

2. Überwachung & Steuerung

Legen Sie die Kriterien für den Erfolg Ihres Projekts fest und erstellen Sie eine Liste von Maßstäben, an denen Sie beurteilen können, ob die Ergebnisse, die Artefakte und die fertigen Resultate erreicht werden. Bestimmen Sie, wer für Freigaben zuständig ist und welche Verfahren zu einer erfolgreichen Freigabe führen.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die 6 Phasen der Projektplanung?

Die 6 Phasen der Projektplanung sind:

1. Die Projekt-Stakeholder bestimmen
2. Die Projektrichtung festlegen
3. Die Projektstrategie entwickeln
4. Mit der Projektplanung beginnen
5. Ihre Ressourcen bestimmen
6. Die Projektsteuerung einrichten.

Was sind die 5 P im Projektmanagement?

Nach Ansicht vieler Fachleute sind die 5 P im Projektmanagement: Plan, Process, People, Possessions und Profits.

Warum ist Projektdesign wichtig?

Projektdesign ist wichtig, weil es dafür sorgt, dass Projekte den Bedarf auf realistische Weise angehen und ihren Stakeholdern Nutzen bringen.

Das UNITE Business Model Framework: ein Framework für erfolgreiche Innovation