Strategische IT-Ziele bestimmen: die Grundlage der strategischen IT-Planung

Ein Kernbestandteil der strategischen IT-Planung ist die Zielsetzung. Sie sollte bereits in der IT-Strategie enthalten sein – zumindest mit Blick auf die Anforderungen, die sich aus der Geschäftsstrategie ergeben, sowie auf die wichtigsten technologischen und architektonischen Vorgaben. Was dort steht, muss im Rahmen der strategischen IT-Planung allerdings in umsetzbare Bestandteile zerlegt werden.

Neben den Anforderungen der IT-Strategie gibt es kleinere, eher taktische Punkte, die sich erst im laufenden Betrieb zeigen und ebenfalls angegangen werden sollten.

Und schließlich werfen die fachlichen und technischen Anforderungen bei ihrer Ausarbeitung im Detail viele neue Fragen auf, aus denen wiederum neue Anforderungen entstehen können.

Warum die Festlegung strategischer IT-Ziele wichtig ist – die Zukunft aufbauen

Die Festlegung der strategischen IT-Ziele spielt im heutigen dynamischen, technologiegetriebenen Umfeld eine sehr wichtige Rolle. Die Zukunft eines Unternehmens hängt buchstäblich daran. Bei IT-Entwicklungszyklen, die für einfache Funktionen Monate und für große Transformationen mitunter zwei bis drei Jahre dauern, steckt die Festlegung der strategischen IT-Ziele den Rahmen ab, in dem sich die Strategieentwicklung des Unternehmens auf Jahre hinaus bewegt.

Es wird dabei nicht nur die Infrastruktur für künftige Geschäftsmodelle aufgebaut. Es entstehen interne Strukturen, auf der IT- wie auf der Geschäftsseite wird Wissen aufgebaut, neue Formen der Zusammenarbeit mit Drittanbietern kommen hinzu, und oft werden neue, agilere Arbeitsweisen eingeführt.

Man sollte nicht vergessen, dass die IT-Strategie heute die Geschäftsstrategie ebenso beeinflusst wie umgekehrt. Nur verlangen die Entwicklungszyklen der IT-Strategie eine sehr weit vorausschauende Planung.

Die Festlegung der strategischen IT-Ziele sucht Antworten auf viele Fragen, die für die Entwicklung des Unternehmens entscheidend sind:

• Bestehende Prozesse optimieren und damit Kosten und Fehleranfälligkeit senken
• Eine skalierbare technologische Basis aufbauen, auf der das Unternehmen wachsen kann
• Immer strengere Anforderungen an Sicherheit und Compliance umsetzen
• Neue Branchenstandards umsetzen – ob technische wie externe Schnittstellen oder kundenbezogene wie Registrierungsprozesse
• Die optimale Nutzung von Diensten Dritter ermöglichen, um in einem digitalen Ökosystem von den bestmöglichen Lösungen zu profitieren.
• Schnelle Entwicklungszyklen ermöglichen, um auf künftige Bedarfe wirksam und rechtzeitig zu reagieren
• Das volle Potenzial der im Unternehmen verfügbaren Daten nutzbar machen – das gewinnt im Zusammenhang mit den derzeit viel diskutierten KI-Systemen zusätzlich an Bedeutung
• Und nicht zuletzt die Fähigkeit, auf die immer selbstbewusster geäußerten Kundenwünsche zu reagieren – seien es neue Kommunikationskanäle, die sofortige Antwort auf Anfragen oder die Erreichbarkeit rund um die Uhr

Eine belastbare Festlegung der strategischen IT-Ziele entscheidet somit über den Erfolg der technologischen Transformation und damit über den langfristigen Erfolg eines Unternehmens.

Merkmale einer guten Festlegung strategischer IT-Ziele – S.M.A.R.T. sein

In der IT-Strategie werden Ziele oft recht allgemein beschrieben; es geht dort darum, ihre Wirkung auf die Entwicklung des Unternehmens zu zeigen. In der strategischen IT-Planung geht es dagegen darum, umsetzbare Ziele zu bestimmen. Sie müssen deshalb konkreter sein, und auch der Weg der Umsetzung muss berücksichtigt werden.

Ein guter Weg dorthin ist es, den S.M.A.R.T.-Ansatz auf die strategischen IT-Ziele anzuwenden. Das hilft auch dabei, die wichtigsten Kennzahlen zu bestimmen, nach denen die Ziele im anschließenden Roadmapping-Prozess priorisiert werden.

Beachten Sie, dass das „T“ für „Time-based“ in dieser Phase den Aufwand für die Umsetzung meint und nicht deren zeitliche Lage; die wird erst im Roadmapping-Prozess bestimmt.

Außerdem sollten wie immer alle Betroffenen einbezogen werden. Die strategiegebenden Gremien – Verwaltungsrat und Geschäftsleitung einschließlich CIO, CTO und CDO – sollten ihren Beitrag bereits geleistet haben, nämlich bei der Erstellung der IT-Strategie. Die Planung verlangt nun das Zusammenspiel von Projekt- oder Programmleitung, den Geschäftsbereichen, den Leitungen der IT-Teams und den IT-Teams selbst.

Natürlich kann es sein, dass bei der Festlegung der strategischen IT-Ziele neue Erkenntnisse entstehen, die eine Überarbeitung der IT-Strategie erfordern. In diesem Fall müssen die genannten Führungskräfte noch einmal an den Tisch.

Ebenen der Festlegung strategischer IT-Ziele – von den Fundamenten zu den Funktionen

Bei einer umfassenden IT-Transformation verändert sich das Unternehmen auf vielen Ebenen. Es werden die Fundamente gelegt, auf denen Infrastruktur und fachliche Entwicklungen aufbauen; es wird sichergestellt, dass (neue) unternehmensweite Grundsätze etwa zu Modularität oder Nachhaltigkeit in der Infrastruktur berücksichtigt werden; neue Funktionen werden umgesetzt und die Entwicklung neuer Kundenangebote wird vorbereitet; Prozesse werden optimiert, Fehler beseitigt und verschiedene Kennzahlen messbar gemacht, die bei Steuerung und Betrieb helfen.

Ein Teil dieser Absichten steht in der IT-Strategie, viele kommen aber erst im Prozess der Festlegung strategischer IT-Ziele hinzu. Und sie müssen alle aufeinander aufbauen, stimmig und umsetzbar sein.

Das ist keine Aufgabe, die man unterschätzen sollte: Sie braucht Zeit und muss systematisch angegangen werden – nicht zuletzt, weil spätere Anpassungen auf viele Bereiche ausstrahlen und erheblichen Zusatzaufwand verursachen. Und im schlimmsten Fall führt eine unzureichende Planung zu einem Flickenteppich aus Systemen, der die langfristige Entwicklung eines Unternehmens lähmen kann.

Herausforderungen und Fallstricke bei der Festlegung strategischer IT-Ziele – Sie sind nicht allein

Die größte Gefahr bei der Festlegung strategischer IT-Ziele liegt darin, dass die wichtigsten Stakeholder zu wenig eingebunden werden. Daraus entsteht eine ganze Reihe von Problemen – von missverstandenen Geschäftszielen und dem daraus folgenden fehlenden Rückhalt bei den Stakeholdern bis hin zu falsch eingeschätztem Aufwand und unrealistischen Erwartungen. All das erzeugt schnell erhebliche Spannungen im Unternehmen und kann auch das gesamte Transformationsvorhaben scheitern lassen.

Darüber hinaus gibt es eine ganze Liste weiterer Gefahren, von denen nicht alle mit den Zielen selbst zu tun haben, sondern auch mit dem Umgang mit ihnen. Hier die wichtigsten:

1. Fehlende Klarheit und Genauigkeit: Vage oder mehrdeutige Ziele führen zu Verwirrung und Missverständnissen. Strategische IT-Ziele sollten klar umrissen, konkret und messbar sein, damit sie dem IT-Team eine eindeutige Richtung geben und dessen Arbeit an den übergeordneten Geschäftszielen ausrichten.
2. Unzureichendes Verständnis der Bedarfe des Geschäfts: Wenn strategische IT-Ziele nicht eng an den gesamten Bedarf und die Ziele des Unternehmens gebunden sind, werden Ressourcen falsch zugeteilt und IT-Vorhaben bleiben wirkungslos. Die IT-Verantwortlichen müssen die Herausforderungen, die Chancen und die langfristige Vision des Unternehmens genau verstehen, um Ziele zu setzen, die relevant sind und Wirkung entfalten.
3. Beiträge wichtiger Stakeholder übergehen: Werden die wichtigen Stakeholder aus den verschiedenen Bereichen und Ebenen des Unternehmens nicht einbezogen, entstehen Ziele, die nicht zu ihren Bedarfen und Erwartungen passen. Gemeinsam erarbeitete Beiträge und der Rückhalt der Stakeholder sorgen dafür, dass IT-Strategien rund sind und im ganzen Unternehmen mitgetragen werden.
4. Technologische Wirklichkeiten ausblenden: Wer Ziele setzt, ohne die vorhandene Technologielandschaft, die Budgetgrenzen und die technologischen Fähigkeiten des Unternehmens zu berücksichtigen, landet bei unrealistischen und unerreichbaren Vorgaben.
5. Die Risikobewertung vernachlässigen: Wer keine gründliche Risikobewertung vornimmt, handelt sich unvorhergesehene Schwierigkeiten ein, und die gefährden das Erreichen strategischer IT-Ziele. Werden mögliche Risiken früh erkannt und angegangen, verbessert das die Vorbereitung und erhöht die Aussicht auf Erfolg.
6. Zu viele Ziele setzen: Eine übergroße Zahl an IT-Zielen verteilt die Ressourcen zu dünn und macht eine wirksame Priorisierung schwer. Wer sich auf wenige entscheidende Ziele beschränkt, bündelt die Ressourcen dort, wo sie die größte Wirkung erzielen.
7. Fehlende Beweglichkeit und Anpassungsfähigkeit: Die IT-Landschaft entwickelt sich ständig weiter, und starre Frameworks für die Zielsetzung erschweren es, sich auf neue Technologien oder veränderte Geschäftsbedingungen einzustellen. Beweglich und offen für Anpassungen zu bleiben, ist entscheidend, um in einem dynamischen Umfeld reaktionsfähig zu sein.
8. Unzureichende Kommunikation: Werden IT-Ziele und Strategien im Unternehmen nicht wirksam kommuniziert, entstehen Missverständnisse oder es fehlt der Rückhalt. Transparente und beständige Kommunikation sorgt dafür, dass alle die Prioritäten der IT und deren Bedeutung verstehen.
9. Schlecht definierte Erfolgsmaße: Ohne klare Messgrößen und Kennzahlen (KPIs) für den Fortschritt lässt sich schwer beurteilen, ob die IT-Ziele erreicht werden. Passende Messgrößen ermöglichen eine sachliche Bewertung und erleichtern datengestützte Entscheidungen.
10. Erfolge nicht würdigen: Wer Meilensteine und Erfolge auf dem Weg nicht anerkennt und feiert, nimmt dem IT-Team die Motivation. Wer Erreichtes würdigt, hebt die Stimmung und stärkt das Gefühl, an etwas Größerem zu arbeiten – an den übergeordneten strategischen Zielen.

Es liegt bei der Projekt- oder Programmleitung, dafür zu sorgen, dass diese Fallstricke erkannt und angegangen werden.

Früh erste Ergebnisse liefern – Gutes tun und darüber reden

Wenige Dinge sind für den Erfolg so wichtig wie die Motivation der Beteiligten. Und es gibt kaum einen wirksameren Weg dorthin, als den Nutzen der Transformation früh sichtbar zu machen, indem den Stakeholdern erste Ergebnisse geliefert werden.

Alle freuen sich, wenn ihr Bereich neue Funktionen bekommt, und zugleich wächst die Geduld für aufwendigere, langfristige Vorhaben. Außerdem rückt die Zusammenarbeit über den gesamten Transformationsprozess hinweg enger zusammen.

Wie im vorigen Abschnitt erwähnt, sollten diese Erfolge gut kommuniziert und angemessen gefeiert werden. Ein Gespräch bei einem Glas Wein – oder Saft – stärkt die Verbindung zwischen Teams manchmal besser als jede Form der Unternehmensorganisation.

Fazit

Zusammengefasst: Eine belastbare Festlegung der strategischen IT-Ziele ist entscheidend für eine erfolgreiche Technologietransformation und damit für den langfristigen Erfolg einer Organisation.

Allzu oft werden aus kurzfristigen, taktischen, mitunter machtpolitischen oder persönlichen Gründen wichtige Bestandteile davon weggelassen oder auf später verschoben. Das kann teuer werden und wird es meistens auch, und es setzt das gesamte Vorhaben dem Risiko des Scheiterns aus.

Der Prozess der Festlegung strategischer IT-Ziele ist aufwendig und zeitraubend. Gut gemacht, bildet er aber die Grundlage für eine belastbare, stimmige Umsetzungs-Roadmap, die nicht nur die IT-Ressourcen optimal nutzt, sondern dem Geschäft auch eine klare Entwicklungs-Roadmap und eine transparente Planung an die Hand gibt.

Ich würde deshalb jedem Unternehmen raten, für diese wichtige Phase genügend Zeit und die nötigen Ressourcen einzuplanen – und, wenn sie im eigenen Haus nicht vorhanden sind, ohne Zögern erfahrene externe Unterstützung hinzuzuziehen. Das sind Investitionen, die sich im Lauf der Zeit mehr als bezahlt machen.