Veränderungsmanagement-Plan: Was er ist, mit Beispiel und Anleitung

Viele Unternehmen und viele Führungskräfte sagen, sie wollten in ihrem Haus und in ihrer Branche etwas verändern. Trotz großer Vorhaben gelingt es nur wenigen. Der Hauptgrund für dieses Scheitern liegt aus unserer Sicht darin, dass ein Veränderungsmanagement-Plan fehlt.

Ein Veränderungsmanagement-Plan beschreibt ausdrücklich, wie die einzelnen Bereiche eines Unternehmens Innovation und Transformation bewältigen. Über Veränderung wird oft in Bildern gesprochen oder in Absichtserklärungen. Ihr Veränderungsmanagement-Plan verdichtet Ihre Vision zu Prozessen, an denen sich arbeiten lässt, und ermöglicht so die Fortschritte, die Sie erreichen wollen.

In diesem Artikel zeigen wir, warum ein Veränderungsmanagement-Plan ein wirksames Werkzeug für Innovation ist und wie Sie Ihren eigenen Plan als Motor für Transformation und Wachstum nutzen.

Was ist ein Veränderungsmanagement-Plan

Der Veränderungsmanagement-Plan ist ein strukturiertes Vorgehen, dem eine Organisation folgt, um Veränderungen im Unternehmen erfolgreich einzuführen und zu steuern. Er kommt in der Regel bei bedeutenden oder komplexen Veränderungen zum Einsatz, die Tätigkeiten und Rollen spürbar verändern und deshalb ein strategischeres Vorgehen bei der Umsetzung verlangen.

Der Plan benennt die Schritte, die vom heutigen Zustand zum gewünschten künftigen Zustand führen, und enthält ein Vorgehen, um den Erfolg der Veränderung zu beobachten und zu messen.

Ein verbreitetes Modell für die Steuerung von Veränderung ist das 8-Stufen-Modell der Veränderung, das eine Organisation in acht Stufen durch die Umsetzung und Steuerung von Veränderung führt. Am Anfang steht der Grund für die Veränderung: Daten werden erhoben und ausgewertet, um die heutige Lage zu verstehen.

Danach folgen eine Vision und eine Strategie für den gewünschten künftigen Zustand, die Kommunikation der Veränderung an die Stakeholder, die Befähigung der Belegschaft zum Erfolg, ein ausgearbeiteter Umsetzungsplan und dessen Ausführung. Zuletzt sieht das Modell einen Schritt vor, in dem die Veränderung bewertet und bei Bedarf nachjustiert wird, damit sie gelingt.

Anschaulicher wird es an einem Beispiel für einen Veränderungsmanagement-Plan: Ein international tätiger Konzern entschied sich, seine alte Software für das Projektmanagement durch eine modernere, cloudbasierte Lösung abzulösen. Nachdem der Bedarf erkannt war, führte das Unternehmen umfangreiche Befragungen und Datenauswertungen durch; sie zeigten eine weit verbreitete Unzufriedenheit mit dem bestehenden System.

Die Vision war, die Zusammenarbeit der weltweit verteilten Teams zu verbessern und Projekte sichtbarer zu machen. Die Veränderung wurde allen Stakeholdern offen vermittelt, und die Belegschaft wurde durch umfassende Schulungen befähigt. Der Umsetzungsplan sah eine schrittweise Einführung vor: zuerst kleinere Teams, dann das gesamte Unternehmen. Es wurde regelmäßig ausgewertet und auf Grundlage des Feedbacks der Anwender nachjustiert. Die neue Software steigerte die Effizienz der Projekte deutlich, verringerte Verzögerungen und verbesserte die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen – der Veränderungsmanagement-Plan hatte seinen Zweck erfüllt.

Das 8-Stufen-Modell der Veränderung bietet ein strukturiertes Vorgehen für die Steuerung von Veränderung und lässt sich zusammen mit einem Veränderungsmanagement-Plan einsetzen, damit der Übergang reibungslos und wirksam gelingt.

Warum Veränderungsmanagement wichtig ist

Veränderungsmanagement hilft Unternehmen dabei:

(1) Widerstand verringern und die Unterstützung für Veränderungsvorhaben erhöhen.

Mit einem gut strukturierten Veränderungsmanagement-Plan verringern Unternehmen den Widerstand gegen Veränderung, indem sie die Gründe wirksam vermitteln und mögliche Bedenken aufgreifen.

(2) Sicherstellen, dass Veränderungen zur Gesamtstrategie und zu den Zielen des Unternehmens passen.

Ein Veränderungsmanagement-Plan sorgt dafür, dass Veränderungen zur übergreifenden Geschäftsstrategie und zu den Unternehmenszielen passen und dass sie sich an Vision und Auftrag des Unternehmens ausrichten.

(3) Wirksamkeit und Erfolg von Veränderungsvorhaben steigern.

Ein Veränderungsmanagement-Plan hilft Unternehmen dabei, Veränderungen wirksamer umzusetzen, und erhöht die Erfolgsaussichten.

(4) Störungen im Betrieb gering halten und die Belastung der Belegschaft durch die Veränderung begrenzen.

Wer Veränderung wirksam steuert, hält die Belastung der Belegschaft gering und verringert die Störungen im Betrieb; der Veränderungsprozess verläuft dadurch ruhiger und effizienter.

(5) Kommunikation und Zusammenarbeit während des Veränderungsprozesses verbessern.

Ein Veränderungsmanagement-Plan verbessert die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Stakeholdern während des Veränderungsprozesses und sorgt dafür, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

(6) Veränderungen dauerhaft verankern, indem neue Verfahren Teil der Unternehmenskultur werden.

Ein Veränderungsmanagement-Plan hilft Unternehmen, neue Verfahren in der Unternehmenskultur zu verankern, damit Veränderungen dauerhaft Bestand haben.

(7) Die Erfolgsaussichten erhöhen, indem mögliche Probleme erkannt und behandelt werden, bevor sie entstehen.

Wer mögliche Probleme erkennt und behandelt, bevor sie entstehen, erhöht die Erfolgsaussichten und senkt das Risiko des Scheiterns.

Wie schreiben Sie einen Veränderungsmanagement-Plan?

Wenn Sie darangehen, einen Veränderungsmanagement-Plan zu schreiben, sollten Sie sich vergegenwärtigen, warum Sie ihn überhaupt schreiben: Sie wollen das Durcheinander beherrschen, das jede grundlegende Umstellung der Arbeitsweise eines Unternehmens begleitet. Wer die Angst und die Unsicherheit auffängt, die Menschen in dieser Zeit empfinden, macht der Veränderung den Weg deutlich leichter; eine klare Roadmap, wie Sie die Veränderung Wirklichkeit werden lassen, hilft dabei erheblich.

Im Folgenden gehen wir die Schritte durch, die zu einem Veränderungsmanagement-Plan gehören, mit dem Sie Ihr Unternehmen voranbringen.

Den Bedarf für Veränderung schaffen

Schritt (1): Die Gründe für die Veränderung benennen und Dringlichkeit erzeugen

• Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung schaffen
• Eine überzeugende Begründung und einen tragfähigen Business-Case formulieren.
• Das Gespräch eröffnen und Dringlichkeit erzeugen

Schritt (2): Eine schlagkräftige Koalition bilden und das führende Team aufstellen

Ein Team zusammenstellen und benennen, das genug Macht und Einfluss hat, um die Veränderung zu führen

Die Richtung ändern

Schritt (3): Eine Vision und eine Strategie für die Veränderung entwickeln

Eine klare Vision davon entwickeln, wie die Zukunft anders aussehen wird, und eine Roadmap zu ihrer Verwirklichung festlegen.

Schritt (4): Vision und Strategie vermitteln

• Jeden verfügbaren Weg nutzen, um die Vision zu vermitteln und Rückhalt zu gewinnen
• Bedenken aufgreifen, mit gutem Beispiel vorangehen und Menschen belohnen

Verhalten ändern

Schritt (5): Handeln ermöglichen und Hindernisse beseitigen

• Hindernisse beseitigen, die die Transformation bremsen, und Menschen zum Handeln befähigen
• Ressourcen, Systeme und Strukturen so ausrichten, dass sie Vision und Strategie tragen

Schritt (6): Schnelle Erfolge schaffen und Erreichtes feiern

• Sichtbare schnelle Erfolge schaffen
• Die beteiligten Treiber der Veränderung benennen und belohnen

Die Veränderung dauerhaft machen

Schritt (7): Erfolge sichern, Tempo aufnehmen und auf der Veränderung aufbauen

• Das Erreichte festigen und darauf aufbauen
• Ziele festlegen, die den Schwung aufnehmen
• Die gewonnene Glaubwürdigkeit nutzen, um Regeln und Abläufe zu ändern, die nicht zur Vision passen.

Schritt (8): Die Veränderung dauerhaft machen und in der Unternehmenskultur verankern

• Immer wieder deutlich machen, wie die neue Arbeitsweise und der Erfolg des Unternehmens zusammenhängen.
• Die neue Unternehmenskultur und den neuen Führungsstil in der Führungskräfteentwicklung und der Nachfolgeplanung verankern

Prozesse des Veränderungsmanagements

Prozesse des Veränderungsmanagements und die dazugehörigen Systeme ebnen den Weg für ein erfolgreiches Veränderungsmanagement. Es muss möglich sein, einen Änderungsantrag zu stellen und ihn danach bis zur Umsetzung zu verfolgen, zu terminieren und zu steuern. Ein System für das Veränderungsmanagement bietet einen einzigen Ablageort für alle Daten zu Veränderungen in der Organisation, dazu standardisierte Abläufe, die Auswertung von Trends und Aktivitäten sowie einen einfachen Zugriff von überall und zu jeder Zeit.

Achten Sie auf ein System, das die folgenden Funktionen bietet:

• Die Möglichkeit, Arbeit in Aufgaben zu zerlegen
• Konfigurierbare Formulare für Änderungsanträge
• Budgetierung und Kostenkontrolle
• Ein Änderungsprotokoll für die Nachverfolgung des Verlaufs
• Rollenzuweisung
• Konfigurierbare Prozesse des Veränderungsmanagements
• Einen Terminplan der Änderungen (Forward Schedule of Change)
• Die Möglichkeit, einen Vorgang als Änderung einzustufen und später als Fehler umzuklassifizieren
• Die Möglichkeit, die Zuordnung zu einzelnen Personen, zu Teams und/oder zu einem Change Advisory Board oder Change Control Board zu ändern
• Das Aktualisieren von Änderungen
• Die Überwachung von Änderungen
• Die Freigabe von Änderungen

Fazit

Veränderung ist unausweichlich.

Kein Markt bleibt für immer, wie er ist; erfolgreiche Unternehmen passen sich an, wo es nötig ist, um Wachstum und Wohlstand zu sichern. Darüber hinaus sollten Unternehmen sich gezielt verändern, um Innovationen hervorzubringen, die ihre Ressourcen und ihren Wettbewerbsvorteil besser nutzen.

Wer einem ausformulierten Veränderungsmanagement-Plan folgt, führt sein Unternehmen sicher durch die Entscheidungen, die heute anstehen – hin zu den Chancen, die sich morgen bieten.

Das UNITE Business Model Framework: ein Framework für erfolgreiche Innovation