Der Weg der digitalen Transformation: Leitfaden in 16 Schritten

Dieser Artikel auf Digital Leadership bietet einen ersten Leitfaden für den Weg der digitalen Transformation und die zugehörige Strategie. Er geht dem Wesen der digitalen Transformation nach, zeigt an Beispielen, welche Abschnitte eine Strategie für die digitale Transformation im Unternehmen durchläuft, und liefert Erkenntnisse dazu, wie dieser Umbau gelingt.

Digitalisierung ist ein ganzheitliches Vorgehen, das weit über die Verbesserung von Prozessen oder eine bessere Kundenerfahrung hinausreicht. Unsere 5 Building Blocks of Digitalization sind ein belastbarer Leitfaden, mit dem Sie die Digitalisierung im Kern Ihrer Organisation verstehen und umsetzen: von Strategie, Ökosystemen, Strukturen, Prozessen und Technologien bis zu Menschen, Kultur und Werten.

Was ist digitale Transformation?

Über die digitale Transformation wird in der Wirtschaft seit geraumer Zeit gesprochen, und dennoch gehen die Definitionen weit auseinander. Der Grund liegt vor allem darin, dass jedes Unternehmen eigene Erwartungen und Anforderungen an das hat, was ihm die digitale Transformation bringen soll. Einige Kernpunkte gehören aber in jedem Fall dazu.

Eine gelungene, unternehmensweite digitale Transformation ist weit mehr als das Modernisieren von Geschäftsprozessen oder das Einführen neuer Technologien. Entscheidend ist, dass die Belegschaft diesen Wandel mitträgt – ohne sie lässt sich ein Unternehmen nicht in die digitale Transformation führen. Ziehen alle Bereiche und Führungsebenen an einem Strang, lässt sich das volle Potenzial der digitalen Transformation heben: Der Betrieb wird besser, die Unternehmenskultur ebenso und am Ende auch der Kundenservice.

Leitfaden für den Weg der digitalen Transformation

Der Weg der digitalen Transformation verlangt, digitale Technologien und Prozesse planvoll und strategisch in die verschiedenen Bereiche einer Organisation einzubinden, um Leistung, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit insgesamt zu erhöhen. Es folgt ein Leitfaden Schritt für Schritt durch einen typischen Weg der digitalen Transformation:

1. Standortbestimmung und Planung:

• Analyse des Ist-Zustands:
  • Vorhandene Technologien, Prozesse und Systeme prüfen.
  • Schmerzpunkte, Engpässe und Verbesserungsfelder benennen.
• Ziele festlegen:
  • Die Ziele der digitalen Transformation klar aussprechen.
  • Die Ziele der Transformation an der übergeordneten Geschäftsstrategie ausrichten.
• Beteiligung der Stakeholder:
  • Die wichtigsten Stakeholder aus den verschiedenen Bereichen einbeziehen.
  • Erkenntnisse von Mitarbeitern, Kunden und Partnern einholen.

2. Rückhalt der Führung:

• Rückhalt von oben:
  • Die verbindliche Zusage der obersten Führungsebene sichern.
  • Dafür sorgen, dass die Führungskräfte die Transformation verstehen und sich für sie einsetzen.
• Kommunikation:
  • Die Bedeutung der digitalen Transformation in der gesamten Organisation vermitteln.
  • Bedenken aufgreifen und ein klares Bild der Zukunft zeichnen.

3. Technische Infrastruktur:

• Die vorhandene Technik bewerten:
  • Die bestehende technische Infrastruktur beurteilen.
  • Feststellen, wo Aktualisierungen oder der Wechsel auf modernere Lösungen anstehen.
• Umstieg in die Cloud:
  • Den Wechsel auf cloudbasierte Lösungen prüfen, um Skalierbarkeit und Beweglichkeit zu gewinnen.
  • Angebote nach dem Modell Software as a Service (SaaS) sichten.

4. Datenmanagement und Analyse:

• Governance der Daten:
  • Belastbare Regeln für die Governance der Daten aufstellen.
  • Datenqualität, Sicherheit und Compliance sicherstellen.
• Analysewerkzeuge einführen:
  • Analysewerkzeuge einsetzen, damit Entscheidungen auf Daten beruhen.
  • Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzen, um Erkenntnisse zu gewinnen.

5. Prozessoptimierung:

• Workflows neu gestalten:
  • Ineffiziente Prozesse erkennen und verschlanken.
  • Wiederkehrende Aufgaben automatisieren.
• Agile Methoden:
  • Agile Methoden einführen, um Prozesse beweglicher und iterativer zu führen.
  • Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung pflegen.

6. Kundenorientierung:

• Die Kundenerfahrung verbessern:
  • Verbesserungen vorrangig dort ansetzen, wo sie die Kundenerfahrung heben.
  • Technik nutzen, um den Austausch persönlicher zu gestalten.
• Ansprache über mehrere Kanäle:
  • Lösungen einführen, die eine einheitliche Ansprache über die verschiedenen Kanäle tragen.
  • Die digitale Kommunikation und die Kundenbetreuung verbessern.

7. Befähigung der Mitarbeiter:

• Kompetenzaufbau:
  • Schulungen anbieten, die digitale Fähigkeiten ausbauen.
  • Eine Kultur des Lernens und des Anpassens fördern.
• Veränderungsmanagement:
  • Mit Strategien des Veränderungsmanagements auf Widerstände eingehen.
  • Veränderungen offen kommunizieren und die Mitarbeiter dabei einbeziehen.

8. Sicherheit und Compliance:

• Maßnahmen der Cybersicherheit:
  • Der Cybersicherheit Vorrang geben, um digitale Werte zu schützen.
  • Maßnahmen ergreifen, die die Compliance mit den Vorschriften der Branche sichern.
• Risikomanagement:
  • Eine belastbare Strategie für das Risikomanagement digitaler Vorhaben entwickeln.
  • Mögliche Risiken regelmäßig bewerten und abfedern.

9. Pilotprojekte:

• Erprobung im Kleinen:
  • Pilotprojekte aufsetzen, um neue Technologien und Strategien zu erproben.
  • Aus diesen kleineren Vorhaben lernen, bevor skaliert wird.
• Feedback einholen:
  • Während der Pilotphasen Feedback von Anwendern und Stakeholdern einholen.
  • Das Feedback nutzen, um digitale Lösungen zu schärfen und zu verbessern.

10. Überwachung und Iteration:

• Kennzahlen (KPIs):
  • KPIs festlegen, an denen sich der Erfolg digitaler Vorhaben messen lässt.
  • Die Leistung regelmäßig an diesen Kennzahlen verfolgen und bewerten.
• Kontinuierliche Verbesserung:
  • Die digitalen Geschäftsstrategien anhand von Feedback und Leistungsdaten iterativ weiterentwickeln.
  • Beweglich bleiben und sich auf veränderte Umstände und Technologien einstellen.

11. Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit:

• Skalierbare Lösungen:
  • Lösungen von vornherein skalierbar auslegen, damit sie künftiges Wachstum tragen.
  • Aufkommende Technologien im Blick behalten, um zukunftsfähig zu bleiben.
• Innovationskultur:
  • Eine Innovationskultur pflegen, die zum fortlaufenden Ausprobieren ermutigt.
  • Die Mitarbeiter ermutigen, eigene Verbesserungsideen einzubringen.

12. Dokumentation und Wissensaustausch:

• Bewährte Verfahren dokumentieren:
  • Erfolgreiche Strategien und bewährte Verfahren festhalten.
  • Wissen und Erkenntnisse in der gesamten Organisation teilen.
• Schulung und Onboarding:
  • Schulungsunterlagen für neue Technologien und Prozesse erstellen.
  • Für ein wirksames Onboarding der beteiligten Mitarbeiter sorgen.

13. Erfolge feiern:

• Anerkennung:
  • Erreichtes und Meilensteine würdigen und feiern.
  • Teams und Einzelne anerkennen, die zum Gelingen der Transformation beitragen.
• Dauerhafte Motivation:
  • Mit positiver Bestärkung den Schwung erhalten.
  • Sichtbar machen, was die digitale Transformation der Organisation bringt.

14. Nachhaltigkeit und gesellschaftliche Verantwortung:

• Wirkung auf die Umwelt:
  • Die Umweltwirkung digitaler Vorhaben mitdenken.
  • Die Anstrengungen der digitalen Transformation an den übergeordneten Nachhaltigkeitszielen ausrichten.
• Gesellschaftliche Verantwortung des Unternehmens (CSR):
  • Dafür sorgen, dass die digitale Transformation zu den CSR-Vorhaben passt.
  • Einen ethischen und verantwortlichen Umgang mit Technik fördern.

15. Einbindung in Ökosysteme und Zusammenarbeit:

• Partnerschaften:
  • Partnerschaften mit externen Einrichtungen, Start-ups und führenden Häusern der Branche ausloten.
  • Sich in größere digitale Ökosysteme einfügen, um enger zusammenzuarbeiten.
• Open Innovation:
  • Open Innovation aufgreifen und Anregungen sowie Zusammenarbeit von außen suchen.
  • In Branchenforen und Fachgemeinschaften mitwirken.

16. Feedback und Anpassung:

• Fortlaufende Feedback-Schleifen:
  • Wege schaffen, auf denen laufend Feedback von Stakeholdern eingeht.
  • Das Feedback nutzen, um unmittelbar nachzusteuern und zu verbessern.
• Anpassungsfähige Strategien:
  • Bereit sein, Strategien an veränderte Marktbedingungen und technologische Trends anzupassen.
  • Beweglich bleiben und auf die sich wandelnde digitale Landschaft reagieren.

Wer diese Schritte geht, führt seine Organisation strukturiert und strategisch über den Weg der digitalen Transformation, schöpft den Nutzen aufkommender Technologien aus und stellt sich auf dauerhaften Erfolg im digitalen Zeitalter ein.

Der geschäftliche Nutzen der digitalen Transformation

1994 gilt weithin als das Jahr, in dem das Internet begann und rein digitale Unternehmen wie Amazon sich etablierten. Wettbewerber mussten rasch ähnliche Geschäftsmodelle aufsetzen, wenn sie diese digitale Transformation überstehen wollten: Der Verkauf im Netz wurde immer beliebter und setzte den Läden vor Ort spürbar zu. Im Lauf der Jahre traten die Vorteile der digitalen Transformation deutlich zutage – vor allem darin, dass sie Innovation befördern, die Kundenerfahrung verbessern und Unternehmen anpassungsfähig halten; zu beobachten überall dort, wo Start-ups oder neue Unternehmen entstanden.

Die Technik spielt dabei eine entscheidende Rolle. Fachleute erwarten, dass die stetige Entwicklung neuer, leistungsfähigerer Werkzeuge und Lösungen die digitale Transformation weiter vorantreibt, die die Welt heute prägt. Erinnern Sie sich, wie 2014 4G LTE eingeführt wurde und vielen als große Sache galt? Sechs Jahre später steht bereits 5G im Mittelpunkt. Um mit dieser raschen Entwicklung Schritt zu halten, sollten Sie jetzt prüfen, ob Ihr Unternehmen die Leistung, die Beweglichkeit und die Kapazität mitbringt, um Ihre Mitarbeiter und Ihre Organisation zu einer Strategie für die digitale Transformation zu führen.

Die wichtigsten Prioritäten der digitalen Transformation

Um sich Wettbewerbsvorteile zu sichern, müssen Sie die digitale Transformation aktiv angehen. Das kann heißen:

(1) KI-gestützte Technologien und cloudbasierte Dienste in Ihren Betrieb einbinden

(2) neue Werkzeuge einführen, die eine bruchlose Kommunikation zwischen den verschiedenen Kanälen ermöglichen

(3) Ihre mobil arbeitenden Mitarbeiter mit leistungsfähigen Mobilitätslösungen unterstützen.

Eine gelungene digitale Transformation setzt voraus, dass jede Neuerung auf die besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens, Ihrer Branche, Ihrer Belegschaft und vor allem Ihrer Kunden zugeschnitten ist.

How to Create Innovation ist ein praktisches und umfassendes Arbeitsbuch für Studierende, Innovatoren, Gestalter sowie Führungskräfte in Verwaltung und Unternehmen, die das Tempo von Innovation und aufkommenden Technologien schätzen und verstehen wollen. Es stellt den Status quo unserer Mindsets und Überzeugungen infrage und liefert die strategischen Ansätze für den nächsten Abschnitt des Wegs. Nutzen Sie das UNITE Innovation & Transformation Framework, um Ihre eigene Geschichte zu schreiben und eine Welt zu schaffen, in der es sich zu leben lohnt. www.digitalleadership.com/createinnovation

Fünf Schwerpunkte einer erfolgreichen digitalen Transformation

Bevor wir zu diesen fünf Punkten kommen, die Leitfaden und Framework für die digitale Transformation bilden, sei betont: Zuerst brauchen Sie eine Unternehmenskultur, in der die digitale Transformation ihre volle Wirkung entfalten und damit gelingen kann. Danach müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Workflows und Geschäftsumfelder auf dem aktuellen Stand sind, damit Ihre Mitarbeiter beweglicher und schneller auf künftige Veränderungen reagieren können. Im Folgenden legen wir fünf Schwerpunkte für einen erfolgreichen Weg der digitalen Transformation dar.

1. Sorgen Sie für ein effizientes und leistungsfähiges Netz: Das Netz ist die Grundlage Ihres Geschäfts und damit das Framework der digitalen Transformation. Siebzig Prozent der Führungskräfte sind überzeugt, dass der Erfolg ihrer Vorhaben zur digitalen Transformation von der Leistung ihres Unternehmensnetzes abhängt. Und dank der 5G-fähigen Netze der Zukunft erreichen Ihre Leistung und damit Ihre Fähigkeit zur Innovation ein ganz neues Niveau.
2. Fördern Sie den digitalen Arbeitsplatz: Ihre Mitarbeiter sind Ihre wichtigste Ressource. Geben Sie ihnen einen Leitfaden oder ein Framework mit allen Werkzeugen an die Hand, die sie brauchen, und räumen Sie Hürden aus dem Weg, die Produktivität und Zusammenarbeit behindern. Stellen Sie schnelle, sichere Mobilitätslösungen und Geräte bereit, mit denen Ihre Mitarbeiter jederzeit und von nahezu jedem Ort aus mit Kunden sprechen können.
3. Schützen Sie Ihr Unternehmen: Im Zeitalter der digitalen Transformation sind Ihr Unternehmen und Ihre kritischen Ressourcen neuen Bedrohungen ausgesetzt. Mit jedem weiteren Abschnitt auf dem Weg der digitalen Transformation gewinnt Sicherheit an Gewicht. Ihr Unternehmen muss eine Sicherheitsstrategie entwerfen und dafür sorgen, dass sie trägt. Damit sie dauerhaft wirkt, empfehlen sich ein Zero-Trust-Ansatz, ausführliche und aktuelle Bedrohungsdaten und die fortlaufende Anpassung Ihrer Sicherheitsinfrastruktur und -richtlinien an die veränderte Bedrohungslage.
4. Messen und verbessern Sie Ihre Betriebsmodelle: In Ihrem Unternehmen hat sich über die Jahre vieles verändert, und das wird so bleiben. Deshalb sollten Sie in flexible, innovative Prozesse, Systeme und Infrastrukturen investieren, mit denen Sie sich jederzeit besser auf neue Bedingungen einstellen können. Erreichen lässt sich das, indem Sie Ihre Ressourcen beobachten, die zugehörigen Daten sammeln und auswerten und daraus Verbesserungsfelder ableiten.
5. Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter zu besserem Kundenservice: Mit dem Fortschritt der Technik ändern sich die Erwartungen Ihrer Kunden. Ihr Ziel sollte sein, Kunden über alle Kanäle hinweg bruchlos zu bedienen und mit ihnen zu einer Zeit zu sprechen, die ihnen passt – unabhängig vom Ort. Der erste Schritt dorthin: Geben Sie den Mitarbeitern in Ihrem Kundenservice-Center einen Leitfaden für die digitale Transformation an die Hand, dazu nützliche Werkzeuge wie eine cloudbasierte Plattform für das Kundenservice-Center und Lösungen für einheitliche Kommunikation und Zusammenarbeit (UC&C).

Herausforderungen der digitalen Transformation

Die digitale Transformation ist entscheidend für künftige Wettbewerbsvorteile, doch der Weg zum digitalen Unternehmen bringt erfahrungsgemäß an vielen Stellen erhebliche Schwierigkeiten mit sich. Vor allem gilt: Eine gelungene Transformation lässt sich nicht überstürzen. Nehmen Sie sich genug Zeit, um den Rückhalt aller betroffenen Stakeholder zu sichern und Ihre Arbeitsabläufe entlang eines strategischen Frameworks anzupassen. Achten Sie außerdem darauf, jederzeit den Überblick über Ihr Transformationsvorhaben zu behalten und alle Umsetzungsschritte richtig auszuführen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Ihr Vorhaben nicht den erwarteten Wert schafft und liefert. Empfehlenswert ist außerdem, einen verlässlichen Schlüsselpartner mit dem nötigen Fachwissen und ausreichender Erfahrung an Bord zu holen, der Sie auf dem Weg der digitalen Transformation begleitet.

Wie Digital Leadership unterstützen kann

Nachdem Sie nun mehr über die Frameworks und den Weg der digitalen Transformation wissen, wollen Sie vielleicht tiefer einsteigen. Ausführlichere Erkenntnisse zum Weg der digitalen Transformation finden Sie im UNITE Strategy Model von Digital Leadership mit dem Namen Building Blocks Of Digitalization. Der Leitfaden hilft Ihnen, den ganzheitlichen und integrierten Charakter von Innovations- und Transformationsvorhaben vollständig zu erfassen. Verschaffen Sie sich Zugang zu den 50+ UNITE Innovation & Transformation Models, die vollständig Open Source und kostenfrei herunterzuladen sind. https://digitalleadership.com/UNITE.

The UNITE Business Model Framework: Ein Framework für erfolgreiche Innovation