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So nutzen Sie Kanban effektiv zum Managen Ihrer Geschäftsprozesse

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Product Development

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Sie können Kanban nur dann effektiv zum Managen Ihrer Prozesse in Ihrem Unternehmen nutzen, wenn die Methode richtig implementiert wird. Ein effektives Kanban-System ist mehr als nur ein paar Post-its auf einer Tafel. Es geht um ein Mindset, eine Ideologie, Hingabe und den Wunsch, Exzellenz, Konsistenz, Organisation und Produktivität zu steigern sowie die Verschwendung von Zeit zu eliminieren.

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Was ist Kanban?

Kanban ist ein beliebtes Framework, das zur Implementierung von Projekten verwendet wird. Es ist ein Workflow-Management-Tool zum Definieren, Managen und Verbessern von Projekten. Die Methode zielt darauf ab, Ihren Workflow zu visualisieren, die Effizienz zu maximieren und jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, ständig zu verbessern. Dank des visuellen Ansatzes können Sie dabei sofort sehen, in welcher Phase der Projektimplementierung Sie sich aktuell befinden. So hält die Methode Sie an, notwendige und bewusste Handlungen vorzunehmen, die Sie Ihren Zielen näherbringen.

Kanban ermöglicht es Ihnen, ein Projekt effektiv zu managen und stellt zugleich sicher, dass die Aufgaben gut bearbeitet werden, ohne die Ressourcen aufzubrauchen. Um dies zu erreichen, stützt sich Kanban auf das sogenannte Kanban Board.

Das Kanban Board

Kanban Board
Kanban Board

Kanban erfordert Transparenz und Kommunikation. Das Kanban Board, vereinfacht: eine Tafel oder ein Whiteboard, erlaubt es jedem im Team, den Status einer bestimmten Arbeit oder eines bestimmten Projektes zu sehen, den Kontext abzulesen und die Arbeit/das Projekt zu priorisieren.

Kanban kann für Softwareprojekte und andere Arbeiten verwendet werden, die bis zu ihrer Fertigstellung mehrere Phasen durchlaufen müssen. Dargestellt wird dies auf der genannten Tafel.

Diese Tafeln wurden erstmals in den 1940er Jahren von Toyota eingesetzt, um die Herstellungsprozesse in den Werksfabriken zu verbessern. Das Unternehmen Toyota hatte erkannt, dass seine Produktionsketten im Vergleich zu den amerikanischen Konkurrenten weniger effektiv waren. Das Ziel der Einführung der Kanban-Methodik war es, den Lagerbestand und die Produktionsgeschwindigkeit zu kontrollieren, während zugleich die beste Produktionsqualität gewahrt werden sollte.

Toyota hatte damit großen Erfolg, sodass sich die Methode sich langsam, aber sicher zu einem beliebten Management-Framework in der Geschäftswelt entwickelte.

Physische Kanban Boards

Nahezu jeder Projektmanager verwendet ein physisches Board für das Nachverfolgen des Fortschrittes. Das Board wird dabei in Spalten aufgeteilt, die die verschiedenen Phasen darstellten und entsprechend beschriftet werden. Der Vorteil physischer Boards besteht darin, dass sie einfach einzurichten sind und die persönliche Zusammenarbeit erleichtern.

Die Nutzung physischer Boards wird schwieriger, wenn die Teams größer und die Workflows komplexer werden. In diesen Fällen wechseln die meisten Projektmanager dann zu digitalen Boards.

Digitale Kanban Boards

Digitale Boards trifft man häufig bei Softwareentwicklungsteams an. Gegenüber physischen Boards bietet die digitale Variante viele Vorteile:

  • Sie können detaillierte Beschreibungen und Anhänge verwenden, um Einträge mit Kontext zu versehen. Das ist besonders wichtig für technische Projekte, bei denen detaillierte Spezifikationen ein Muss sind.
  • Durch Online-Tools ist eine Zusammenarbeit auch über große Distanzen hinweg möglich.
  • Mit nur einem Mausklick können Sie andere Management-Tools (etwa Slack, Zeppelin, GitHub und so weiter) integrieren.
  • Metriken werden automatisch erfasst und Berichte können in Echtzeit erstellt werden.
  • Das Managen und Bearbeiten mehrerer Karten sowie das Modifizieren von Workflows ist auf einem Online-Board viel einfacher.
  • Das Risiko eines Datenverlustes ist begrenzt.

Digitale Kanban Boards

Digitale Boards trifft man häufig bei Softwareentwicklungsteams an. Gegenüber physischen Boards bietet die digitale Variante viele Vorteile:

  • Sie können detaillierte Beschreibungen und Anhänge verwenden, um Einträge mit Kontext zu versehen. Das ist besonders wichtig für technische Projekte, bei denen detaillierte Spezifikationen ein Muss sind.
  • Durch Online-Tools ist eine Zusammenarbeit auch über große Distanzen hinweg möglich.
  • Mit nur einem Mausklick können Sie andere Management-Tools (etwa Slack, Zeppelin, GitHub und so weiter) integrieren.
  • Metriken werden automatisch erfasst und Berichte können in Echtzeit erstellt werden.
  • Das Managen und Bearbeiten mehrerer Karten sowie das Modifizieren von Workflows ist auf einem Online-Board viel einfacher.
  • Das Risiko eines Datenverlustes ist begrenzt.

Prototyping oder „Scheitern Sie oft und schnell“

Prototyping
Prototyping

Es zentraler Aspekt des Design-Thinking ist das Erstellen von Prototypen (Prototyping). Es handelt sich um einen iterativen Prozess, bei dem immer neue Prototypen Schritt für Schritt erstellt werden. Dann wird Feedback jeweils von den Stakeholdern und, vor allem, den Kunden zu wichtigen Aspekten des Prototyps eingeholt. Dabei gilt das Motto „Scheitern Sie oft und schnell“. Das Ziel des Prototyping ist es, die Ideen des Innovationsteams so früh wie möglich im Innovationsprozess am Kunden zu testen. So sollen wertvolle Erkenntnisse zur Kundensicht gewonnen und Schwächen aufgedeckt werden. Das „frühe Scheitern“ hat eine positive Wirkung auf den Prozess und spart dem Unternehmen wertvolle Ressourcen.

Ein einfacher Kanban-Ablauf

Die einfachsten Kanban-Prozesse und Managementaufgaben lassen sich mit drei Spalten auf dem Board abhandeln: „To-do“, „In Arbeit“ und „Vollständig“.

Alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, sind zu Beginn auf in der Spalte „To-do“ aufgelistet. Wenn die Teammitglieder einzelne Aufgaben annehmen und bearbeiten, wird die Aufgabe in die Spalte „In Arbeit“ bewegt, bis die Aufgabe erledigt ist.

Das Wichtige an diesem einfachen Prozess ist, dass jede Phase sichtbar ist und die Teammitglieder anhält, ihren Teil zum Erreichen des Gesamtzieles beizutragen.

Niemand bleibt zum Fortschritt des Projektes im Unklaren. Zudem können kleine Verbesserungen des Prozesses und des Vorgehens einfach umgesetzt werden, ohne das anfängliche Framework umzuwerfen.

Die Grundprinzipien von Kanban können auch auf komplexere und technische Projekte angewendet werden, indem Sie mehr Spalten auf dem Board anlegen. Die besten Prozesse werden durch Überschriften und Spalten für jedes Projekt dargestellt. Das ist besonders wichtig, denn wenn Sie zu viele Spalten haben, kann das den gesamten Workflow durcheinanderbringen und unnötige Begrenzungen schaffen. Hier daher einige Vorschläge für komplexe Projekte.

Schritt 1: Erfassen des Workflows

Der erste Schritt beim Aufbau eines Online-Boards ist es, Zeit darauf zu verwenden, den Workflow und die Effizienz Ihrer Arbeitsgruppe besser zu verstehen. Sie können dazu einzeln mit den Gruppenmitgliedern sprechen, um ihre Persönlichkeiten besser zu kennenzulernen und zu hören, welches System aus Sicht der Mitarbeiter gut funktioniert.

Sie müssen die Fähigkeiten und Begabungen jedes einzelnen Mitglieds kennen, um zu wissen, welche Aufgaben Sie ihm am besten zuweisen. Das Team muss ebenfalls wissen, was jedes Teammitglied leisten kann und welchen besonderen Beitrag das Mitglied zum Gesamtprozess beiträgt. Wenn Sie den Workflow Ihrer Arbeitsgruppe aufzeichnen, hilft Ihnen das auch beim Vermerken von Beziehungen und vermittelt ein Verständnis, wie teamübergreifende Zusammenarbeit stattfinden kann. Zugleich hilft es beim Aufbau von Prozessen auf höherer Ebene.

Schritt 2: Auswahl der Spalten für Ihr Kanban Board

Einer der häufigsten Fehler, den Projektmanager machen, ist es, zu viele Spalten und einen zu detaillierten Workflow für ihr Board zu verwenden. Ein solches Vorgehen verkompliziert die Nutzung und kann die Teammitglieder verwirren. Versuchen Sie also, den Prozess so einfach wie möglich und mit weniger Spalten (aber trotzdem genügend detailliert) zu beschreiben.

Sie sollten immer mit einer „To-do“-Spalte beginnen, die alle Aufgaben enthält, die die Teammitglieder ausführen müssen, um das Projekt vom Anfang zum Ende zu führen.

Legen Sie zwei Spalten für jedes Teammitglied an, das an individuellen Aufgaben als Teil des Gesamtprojektes arbeitet. Die erste Spalte ist die Aufgaben, die angenommen wurden, während die zweite für fertiggestellte Aufgaben vorgesehen ist.

Schritt 3: Legen Sie Grenzen für „In Arbeit“ fest

Für die Spalte „In Arbeit“ sollten Sie Grenzen festlegen, damit die Teammitglieder nicht durcheinanderkommen. Wenn Sie die Zahl der Aufgaben in jeder Phase des Workflows begrenzen, halten Sie damit das Team an, sich auf die angenommenen Aufgaben zu konzentrieren.

Die Grenzen werden am besten für die Abschnitte im Workflow festgelegt und nicht für jede Spalte. Das macht sie leichter handhabbar und sorgt für bessere Ergebnisse.

Schritt 4: Verfolgen Sie den Fortschritt und verbessern Sie den Prozess schrittweise

Wenn Sie Ihre Kanban-Spalten und Grenzen für „In Arbeit“ eingerichtet haben, kann die Arbeit beginnen. Verfolgen Sie dabei den Fortschritt nach und verbessern Sie den Ablauf bei Bedarf schrittweise.

Die Implementierung

Nach der Einrichtung Ihres Online-Kanban-Boards geht es darum, wie Sie Ihren Backlog (oder jede sonstige erste Spalte in Ihrem Board) füllen.

Wenn der Backlog (oder die erste Spalte) gefüllt sind, kann Ihre Arbeitsgruppe Kanban implementieren. In dieser Phase gibt es noch keinen Bedarf für physisch strukturierte Meetings. Sie müssen nur jedem Teammitglied Karten zuweisen, sodass das Mitglied an verschiedenen Aufgaben arbeiten und die Karten durch die Spalten bewegen kann.

Mit dem Fortschreiten des Projektes muss Ihre Gruppe Meetings für Überprüfungen, Demos und so weiter abhalten. Diese Meetings müssen nicht strukturiert sein. Ausnahmen gelten nur für die Daily-Standup-Meetings, die eine Struktur erfordern.

Daily-Standup-Meeting

Die Daily-Standup-Meetings helfen den Teammitgliedern, den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten. Zugleich tragen diese Meetings dazu bei, dass alles glatt abläuft. Bei dem Meeting wird das Kanban Board verwendet. Zwar kann jedes Teammitglied ein solches Meeting leiten, aber am besten ist es, wenn der Projektmanager die Leitung übernimmt. Das Wichtigste in diesen Meetings ist die Statusmitteilung der Teammitglieder zu ihren aktuellen Aufgaben und möglichen Hindernissen, die ihren Workflow behindern.

Die Standup-Meetings sollten nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Das Ziel der Meetings ist es:

  • die Teammitglieder auf den aktuellen Stand hinsichtlich des individuellen Fortschrittes zu bringen
  • den gemachten Fortschritt zu zelebrieren
  • Blockaden zu erkennen
  • solche Blockaden zu beseitigen oder ein weiteres Meeting zu planen, in dem diese Blockaden besprochen werden

Versuchen Sie, in diesem Standup-Meeting nicht zu tief in einzelne Blockaden einzusteigen, da die anderen Teammitglieder schnell wieder an die Arbeit wollen. Die täglichen Standup-Meetings sind nicht der richtige Ort, um Blockaden ausführlich zu erörtern.

Blockaden

Eine blockierte Aufgabe kann nicht in die nächste Spalte auf dem Board bewegt werden, da zuerst die Blockade beseitigt werden muss. Das Aufzeigen und Nachverfolgen von Blockaden hilft den Teammitgliedern, die richtige Strategie zu ihrer Beseitigung zu finden.

Hier einige der häufigsten Blockaden, auf die Teams stoßen können:

  • es fehlt ein Zwischenschritt
  • im vorherigen Schritt stehen keine Aufgaben zur Verfügung
  • Blockierung aufgrund externer Abhängigkeiten

Andere häufige Ursachen sind zu viele Abläufe, die eingehalten werden müssen und so das Team behindern.

Einzelpersonen finden die Lösungen für diese Blockaden durch die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern. So kann zum Beispiel das Nachverfolgen aufzeigen, ob eine Blockade in einer speziellen Phase einmalig oder Resultat einer Ineffizienz eines Prozesses ist, der angepasst werden muss. Zugleich können Sie so Anhaltspunkte gewinnen, wie effizient Ihre Operationen sind. Wenn das Beseitigen von Blockaden zu lange dauert, deutet das gewöhnlich auf Ineffizienzen in den Prozessen hin.

Aber machen Sie sich nicht zu viele Sorgen: Blockaden sind Teil jeder Projektausführung. Das Ziel ist es, sie zu erkennen und zu überwachen, um sie mit der Zeit immer weiter reduzieren zu können.

Wann sollten Sie Kanban in Ihrer Organisation nutzen?

In diesem Abschnitt wollen wir uns ansehen, wann Sie Kanban in Ihrem Team nutzen sollten und wie Sie Ihr Team darauf vorbereiten können.

Ihre Arbeitsgruppe hat wenig Zeit für geplante Meetings

Kanban eignet sich gut für Ihre Gruppe, wenn das Team wenig Zeit hat, um geplante Meetings abzuhalten.

Eines der Kanban-Prinzipien ist es, kleine, schrittweise Änderungen an vorhandenen Prozessen vorzunehmen. Wenn Ihr Team also wenig Zeit hat, ein Projekt abzuschließen, kann Kanban für einen effektiven Ablauf sorgen. Zudem tendieren Arbeitsgruppen, die einen neuen Ansatz für das Projektmanagement ausprobieren wollen, ohne vorhandene Prozesse zu ändern, oft von sich aus zur Kanban-Methodik.

Ihr Team hat einen sich wiederholenden Workflow

Wenn der Workflow Ihrer Gruppe sich wiederholt und sich einfach auf einer Tafel darstellen lässt, ist die Methode ebenfalls gut geignet.

Ihr Team hat ein breites Spektrum an sich wiederholenden Schritten

Kanban eignet sich auch dann für das Business-Management, wenn Ihre Arbeitsgruppe ein breites Spektrum an sich wiederholenden Schritten ausführen muss, um verschiedene Aufgaben zu erledigen. Die Methode macht es einfach, den gesamten Workflow zu visualisieren und ist das beste Tool, um exzellente Funktionen und Updates zu liefern.

Weiteres

Allgemein können Sie die Methode in Ihrer Organisation auch verwenden, wenn Sie:

  • eine Innovationsstrategie umsetzen wollen, ohne bestehende Workflows vollständig umzukrempeln
  • sich vorrangig auf das Abliefern als Planen und Meetings konzentrieren möchten
  • lieber durchgängig Funktionen und Verbesserungen liefern möchten als in festen Zyklen/Releases

Weiterführende Artikel: Innovationsstrategie und innovative Geschäftsstrategien

Vorbereitung Ihres Teams auf Kanban

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, Kanban für ein bestimmtes Projekt einzusetzen, ist der nächste Schritt, alle Stakeholder vorzubereiten, um so maximal erfolgreich zu sein. Zu den Stakeholdern zählen das obere Management, das Designteam, das Softwareentwicklungsteam, der Kundensupport und andere Beitragende.

Genehmigung des Managements

Der erste Schritt ist, die Genehmigung des Managements einzuholen. Sie können dazu einen offiziellen Vorschlag einreichen, in dem Sie aufzeigen, wie Kanban den aktuellen Workflow des Teams verbessern und das Team für noch mehr Erfolg aufstellen kann. Dabei ist es wichtig, dass Sie einen klaren, prägnanten, konkreten und umfassenden Plan vorlegen. Ebenso wichtig ist es, dass Sie für eine realistische Erwartungshaltung sorgen.

Einer der Vorteile von Kanban ist es, dass es vorhandene Prozesse nicht verändert. Teams können daher sofort damit beginnen, ihre vorhandenen Workflows in der Software umzusetzen und ihren Fortschritt zu verfolgen. Die einzige zu Anfang notwendige Verpflichtung ist es, die Disziplin aufzubringen, schrittweise Änderungen vorzunehmen, um die Prozesse und Ergebnisse zu verbessern.

Einführung der Entwicklungsteams

Wenn Sie die Genehmigung des Managements eingeholt haben, müssen Sie Ihre Arbeitsgruppe organisieren und es auf die effektive Nutzung des Boards vorbereiten. Zudem müssen Sie die Gruppe in die Methode einführen und ihm zeigen, wie Aufgaben von Anfang bis Ende nachverfolgt werden.

Die Kanban-Methode

Kanban hilft Ihnen und Ihren Gruppenmitgliedern beim Managen von Projekten, sodass Sie Ihre Projekte ohne Überlastung des Teams abschließen können. Zusammenfassend kann man sagen, dass die Methode es Ihrer Arbeitsgruppe ermöglicht, besser und effizienter zu arbeiten.

Die Kanban-Methodik basiert auf drei Kernprinzipien:

  1. Visualisierung: Es werden die verschiedenen Aufgaben angezeigt und wie sie sich zueinander verhalten. So haben die Teammitglieder eine klare Vorstellung davon, wie sie die einzelnen Aufgaben angehen sollten.
  2. Begrenzung des Work-in-Progress (WIP): Das Prinzip der Work-in-Progress-Grenzen sorgt für ein Ausbalancieren des gesamten Prozesses. Das bedeutet, dass Teammitglieder nie zu viele Aufgaben auf einmal annehmen können. Vielmehr müssen sie laufende Aufgaben abschließen, bevor sie neue auswählen können.
  3. Ablaufverbesserung: Dieses Prinzip sorgt dafür, dass die Aufgaben mit der höchsten Priorität sofort sichtbar sind.

Diese Prinzipien machen die Methode zu einem effektiven Framework für das Projektmanagement. Zudem kann die Methode leicht in alle Arten von Projekten eingebunden werden, seien sie einfach oder komplex.

Das Kanban-Tool

Das Kanban-Tool ist gewöhnlich ein Whiteboard, aber heute sind dank der fortgeschrittenen Technik auch einfachere und effektivere Lösungen möglich. Ein praktisches Beispiel dafür ist die Sinnaps Projektmanagementsoftware. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Tasks auf einer Zeitleiste im Kalenderformat zu verteilen, sodass die Teammitglieder den Fortschritt des Workflows laufender Projekte leicht verfolgen können.

Scrum-Tools und Kanban-Tools eignen sich sehr gut für das Projektmanagement. Zu Scrum gehört kreuzübergreifendes und selbstorganisierendes Teamwork, während Kanban-Tools ein effektives Flow-Management ermöglichen.

Kanban vs Agile – was sind die Unterschiede?

Bevor wir auf die Unterschiede eingehen, lassen Sie uns einen Blick auf die einzelnen Konzepte werfen.

Was ist Agile?

Agile ist eine Methodik für das Business-Management, die den Schwerpunkt auf ein schrittweises Vorgehen von Tests und Entwicklung legt. Damit ist Agile das perfekte Tool, wenn es darum geht, mit einem zuverlässigen und durchgängigen Feedback-System zu arbeiten. Dabei gibt es eine direkte Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und dem Projektmanager, was die Teammitglieder immer dazu anhält, mehr zu erreichen.

Was ist Kanban?

Kanban kann am einfachsten als eine Tafel beschrieben werden, die gewöhnlich „Kanban Board“ genannt wird. Das Board spielt eine zentrale Rolle beim Veranschaulichen des Aufgaben-Workflows für laufende Projekte. Es hilft, den Fluss von Aufgaben zwischen den Teammitgliedern zu managen und zu optimieren. Kanban ist eine Methode zum Managen, Definieren und Verbessern von Diensten.

Bei dieser Methode werden die Aufgaben für jede Projektphase ausgedruckt. So können die Teammitglieder den Fortschritt in jeder Entwicklungsphase verfolgen. Jedes Teammitglied hat einen Überblick, wer welche Aufgabe bearbeitet, wie weit die Aufgabe fortgeschritten ist und erfährt, ob es eventuell Hindernisse gibt, die den Fortschritt der Aufgabe behindern.

Welche Unterschiede bestehen zwischen Kanban und Agile?

  • Kanban ist besonders nützlich, um Überflüssiges zu reduzieren und Aktivitäten zu streichen, die nie von Wert für die Gruppe oder das Gesamtprojekt sein werden. Agile wiederum ist optimal für Projekte, bei denen das endgültige Ziel noch nicht festgelegt oder klar ist.
  • Der Kanban-Prozess hat kürzere Zeitrahmen, die in kleinere Teile mit Deadlines aufgeteilt sind, während Agile sich auf kontinuierliche Kommunikation zwischen den Team- und Projektmanagern konzentriert.
  • Kanban bietet keinen Raum für eine schrittweise Entwicklung, Agile dagegen schon.
  • Kanban ermöglicht eine visuelle Überprüfung des Arbeitsfortschrittes, was bei Agile nicht der Fall ist.
  • Das Hauptziel von Kanban ist es, den Prozess und den Fortschritt des Teams zu verbessern, wohingegen Agile auf kontinuierlichem Testen, Entwickeln und Integrieren aufbaut.
  • Für Kanban wird ein Kanban Board verwendet, bei Agile ist es ein Storyboard.
  • Der Kanban-Ansatz regt zu Führung auf allen Ebenen an, während Agile eher auf eine nachhaltige Entwicklung und technisches Fachwissen ausgelegt ist.
  • Der Kanban-Prozess respektiert aktuelle Prozesse und Verantwortlichkeiten. Agile ist dagegen immer offen für Änderungen/Abwandlungen, selbst in späteren Phasen des Entwicklungsprozesses.
  • Beim Agile-Prozess arbeiten das Entwicklungsteam und die Business-Stakeholder jeden Tag, bis das Projekt abgeschlossen ist. Kanban hilft den Teams dagegen, den Workflow zu visualisieren und den Prozess einfach sowie klar zu gestalten.
  • Kanban erfordert zum Start nur sehr wenige Organisationsschritte, während das Sprint Planning bei Agile einen ganzen Arbeitstag der gesamten Arbeitsgruppe in Anspruch nehmen kann.

Unterschiede zwischen Scrum und KanbanSehen wir uns nun einmal die Unterschiede zwischen Scrum und Kanbana einmal genauer an.Kanban und Scrum sind zwei Business-Management-Begriffe, die häufig zu Unrecht synonym verwendet oder für zwei Seiten derselben Medaille gehalten werden. In Wahrheit sind beide jedoch nicht dasselbe und unterscheiden sich deutlich voneinander.Was ist die Scrum-Methode?Scrum ist ein Business-Management-Tool, das verwendet wird, um Arbeiten in kleinere, verwaltbare und erreichbare Aufgaben aufzuteilen, die innerhalb einer kurzen Zeitspanne („Sprint“ genannt, gewöhnlich 2 bis 4 Wochen) erledigt werden können.Für die Planung, Verteilung, Organisation und Optimierung des Prozesses stützt sich Scrum auf drei Schlüsselrollen:

  1. Scrum Master – Der Scrum Master ist für die Beaufsichtigung des gesamten Prozesses während eines Sprint-Zyklus zuständig.
  2. Product Owner – Der Product Owner führt die anfängliche Planung aus und kommuniziert mit dem Unternehmen.
  3. Entwicklerteam – Das Entwicklerteam ist für die Ausführung der einzelnen Aufgaben zuständig.

Ein weiteres wichtiges Tool für Scrum ist das Scrum Board. Dabei handelt es sich um eine ausgedruckte Darstellung des Workflow-Prozesses, der in kleinere Aufgaben (Tasks) aufgeteilt ist, die „User Stories“ genannt werden. Jede Story wird entlang des Boards von der „To-do-Liste“ (Backlog) in die Spalte „In Arbeit“ und dann in die Spalte „Vollständig“ bewegt.

Wiederholung: Was ist Kanban?

Kanban ist ebenfalls ein Tool für das Business-Management. Die Methode wird verwendet, um Workflows effizient zu organisieren. Sie hält dazu an, die Arbeit in kleinere Teile (Tasks) aufzuteilen, um visuell darzustellen, wie sich die einzelnen Tasks durch die Spalten bewegen.

Scrum begrenzt die Zeit, in der ein Task erfüllt sein muss (über Sprints), während Kanban die Menge an Arbeit begrenzt, die ein Teammitglied auf einmal annehmen kann.

Sowohl Kanban als auch Scrum ermöglichen es, große Projekte in einfache Tasks aufzuspalten, um diese effektiv zu erledigen. Zudem konzentrieren sich beide auf ähnliche Ziele und ermöglichen eine Veranschaulichung des Workflows, sodass alle Teammitglieder immer im Bilde sind, wie weit einzelne Tasks fortgeschritten sind.

Wie aber unterscheiden sich Scrum und Kanban?

Es gibt viele Unterschiede in den Prinzipien, Methoden und der praktischen Anwendung von Kanban und Scrum. Diese Unterschiede lassen sich in drei Gruppen aufteilen.

Terminierung, Iteration und Kadenz

Die Scrum-Methode legt den Schwerpunkt auf die Terminierung. Jedes Scrum-Team erhält priorisierte Story Points, die innerhalb einer bestimmten Zeit abgearbeitet werden müssen.

Weiterführende Artikel: Scrum – die bessere Methode zur Produktentwicklung

Die Teammitglieder entscheiden selbst, wie viele Story Points sie innerhalb des jeweiligen Sprint-Zyklus bearbeiten können.

Ein effizientes Scrum-Team verbessert seine Fähigkeiten während jedes Sprints. Auch die Schätzungen werden mit Fortschritt des Projektes immer weiter verbessert und optimiert. Alle zwei Wochen produziert die Gruppe ein auslieferfähiges Inkrement, überprüft den aktuellen Prozess, entwickelt Wege, um Hürden/Blockaden zu überwinden und geht dann zum nächsten Sprint über.

Das schrittweise Vorgehen bei dieser Methode ermöglicht ein genaues Abschätzen des Workflows und effektives Management mehrerer Tasks.

Bei einer Kanban-Gruppe gibt es dagegen kein schrittweises Vorgehen. Die Verbesserungen jedes Workflow-Prozesses erfolgen während der Entwicklung, bei der die Arbeit stufenweise erledigt wird.

Rollen und Verantwortungsbereiche

Eine Scrum-Gruppe benötigt für einen reibungslosen Ablauf drei Rollen: den Scrum Master, den Product Owner und das Entwicklerteam. Jede Rolle hat ihre ganz eigenen Besonderheiten und alle müssen zusammenarbeiten, um eine effiziente Balance zu finden.

Zugleich muss ein Scrum-Team kreuzfunktional sein, also alle notwendigen Ressourcen zur Verfügung haben, um den gesamten Sprint zu erfüllen.

Bei Kanban wiederum gibt es keine Rollen. In der Praxis kann jedes Teammitglied Projektmanager oder Supervisor für jedes Projekt sein, ganz besonders bei komplexen Kanban-Projekten. Die spezifischen Rollen entwickeln sich bei Kanban aus den Anforderungen des Projektes und der Organisation.

Eine Kanban-Arbeitsgruppe muss auch nicht kreuzfunktional sein, denn der Kanban-Workflow-Chart wird zu jeder Zeit von allen Mitgliedern der Gruppe genutzt. Daher ist hier ein Team von Spezialisten erforderlich, die zusammen an verschiedenen Aspekten des Projektes arbeiten.

Das Kanban Board und das Scrum Board

Kanban vs Scrum
Kanban vs Scrum

Auch wenn das Kanban Board und das Scrum Board auf ähnlichen Prinzipien beruhen, gibt es doch auch einige Unterschiede.

Auf einem Scrum Board werden die Spalten nach den Phasen im Workflow-Zyklus beschriftet. Dies beginnt mit dem Sprint Backlog und endet mit dem vom Team beabsichtigen Ergebnis. Alle zu Beginn eines jedes Sprints hinzugefügten Stories müssen sich am Ende des Sprints in der letzten Spalte wiederfinden. Das Board wird dann zurückgesetzt und für den besten Sprint-Zyklus nach dem Retrospective-Meeting vorbereitet.

Auf einem Kanban Board sind die Spalten ebenfalls beschriftet, der Unterschied liegt aber darin, dass sie die Maximalanzahl der Stories angeben, die sich gleichzeitig in einer Spalte befinden dürfen. Zudem gibt es keine Zeitrahmen (wie etwa die Sprint-Länge), daher muss das Kanban Board mit dem Fortschreiten des Projektes nicht zurückgesetzt werden.

Fazit

Die Kanban-Methodik ist eines der Frameworks für das Workflow-Management, die am einfachsten zu implementieren sind. Solange Sie Ihren Workflow kontinuierlich managen und analysieren, können Sie die Methode effektiv für das Business-Management nutzen.

Mit den oben aufgeführten Informationen sind Sie gerüstet, um Kanban effektiv für Ihr Projekt zu nutzen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!


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